Effectief brainstormen in de #anderhalvemetereconomie


Enthousiast door elkaar heen roepen werkt supergoed als je samen in één ruimte zit. Lekker voortborduren op elkaar’s gedachtes en ideeën… Associatief brainstormen noemen we dat. Misschien wel één van de meest bekende brainstorm technieken. Maar online wordt dit natuurlijk chaos! Helaas één van de obstakels die het werken in de (virtuele) #anderhalvemetereconomie met zich meebrengt. Ook het (letterlijk) voelen van afstand en verlies van verbinding is een obstakel.


Visuele Verbinders en Alberga Consultancy steken de koppen virtueel samen en komen met een stappenplan en handige tips om toch effectief te kunnen brainstormen.


Stap 1: Keuze in vorm



Online variant 

Bepaal voorafgaand aan de workshop, training of brainstorm wat het doel is van de meeting. Bespreek de verwachtingen en de mogelijke uitkomsten. Zijn deze haalbaar in een online variant? Als dit het geval is, is het nog steeds heel belangrijk om contact te maken met je fysieke omgeving. Zorg voor voldoende pauzes en laat de deelnemers bijvoorbeeld een wandeling maken met een speciaal daarvoor samengestelde Spotify lijst. 


Brainstorm fysiek in shifts

Tevens kan je ook kiezen voor een fysieke brainstorm in shifts, zodat er niet teveel mensen tegelijkertijd bij elkaar komen. Dit kan prettig zijn wanneer je bijvoorbeeld een Design Sprint organiseert en het moeilijk is om de energie online hoog te houden voor een gehele week. De teams wisselen elkaar dan af op één centrale plek, waar de facilitator continu aanwezig blijft om de groepen te begeleiden. De andere teamleden blijven via online kanalen betrokken en iedere groep werkt toe naar een duidelijke deliverable waar de volgende groep weer verder mee kan; efficiënt en doelgericht!


1,5 meter brainstorm

Naast het werken in shifts zijn er ook mogelijkheden om te werken aan een leuke en werkbare vorm voor de #anderhalvemeter. Zorg voor een ruimte die groot genoeg is en tape voor iedereen een eigen persoonlijk ‘brainstorm’ eiland. Print voldoende canvassen en posters uit, zodat iedereen individueel tegelijk kan werken aan dezelfde opdracht, terwijl de facilitator de output vertaalt naar één gezamenlijk concept. 


Stap 2: Voorbereiding


Handouts

Wanneer je de vorm van de brainstorm gekozen hebt is het van groot belang dat je deze op de juiste manier voorbereidt. Wanneer je voor een online variant kiest, maak dan een goede hand-out met duidelijke aanwijzingen per oefening. Zeker wanneer de deelnemers in kleinere groepjes aan het werk gaan is het prettig als de handout nogmaals inzicht geeft in de oefening. Onlangs heeft Alberga Consultancy dit gedaan bij een online workshop voor Vattenfall en de deelnemers waren erg positief over de handout.


Instructie en introductie

Leg daarnaast haarfijn aan de deelnemers uit wat ze kunnen verwachten in een uitgebreide mail, met daarin een duidelijk overzicht van het programma, de pauzes en de links naar de online tools. En laat mensen vooraf oefenen met de techniek om te voorkomen dat je onnodig tijd verliest.

Bij een methodiek die langer duurt, zoals de Design Sprint, kan het nuttig zijn om een online kickoff te doen met de gehele groep of voorafgaand een-op-een te bellen. Op die manier kan je mogelijke blokkades en bezwaren snel wegnemen of proberen op te lossen.


Haal de fysieke wereld in huis

Wanneer je een online variant organiseert, is het belangrijk dat de deelnemers betrokken blijven en hun fysieke wereld een rol speelt in de uitvoering. Doe iets extra’s en stuur een survivalpakket op, met daarin post-its, pennen, maar ook een lekkere reep chocolade en een welkomstbrief. Hierdoor voelt het voor iedereen toch een beetje alsof ze deelnemen aan een échte fysieke workshop, waarbij een beetje suiker af en toe wel van pas komt ;-)!


Stap 3: de uitvoering


Deel wat persoonlijks

Uit onderzoek blijkt dat hoe meer je van elkaar weet, hoe meer je je verbonden voelt. Vraag in de instructie mail aan iedere deelnemer om een foto of tekening te maken van iets opvallends of dierbaars op hun locatie. Begin met vragen naar iets met betekenis, breder dan hoe gaat het? 

Belangrijk hierbij is dat je als facilitator ook uitlegt waarom je dit soort oefeningen doet, zodat mensen bereid zijn om sneller mee te gaan in dit soort voorstellen. Een perfecte manier om eens anders kennis te maken én direct te oefenen met visueel denken. Visuele Verbinders ondersteunt bij meetings door alle input visueel te maken, zoals afgelopen week tijdens een online brainstorm met Jeroen de Groot voor Accenture. Daarbij zijn we gestart met een oefening waarbij we iedereen een persoonlijke foto, held en superkracht moest delen. 


Werk in kleine groepjes en koppel terug

Omdat het best vermoeiend kan zijn om telkens in een grote groep online bezig te zijn, kan het zinvol zijn om de groep op te delen in kleine groepjes. Op deze manier blijft iedereen betrokken en moeten ze ook echt aan het werk om de oefening uit te kunnen voeren. Als facilitator is het de kunst om de voortgang in de groepen te volgen. De breakout rooms in Zoom zijn een perfect middel en geven je de mogelijkheid om als facilitator in een aparte groep mee te kunnen kijken. Tevens kan je middels Whatsapp checken hoe ver iedereen is en voorstellen om even te bellen als er tussendoor vragen zijn. 

Bij de kleine groepjes is het wel heel relevant om tussendoor vaker terug te koppelen. Laat de groepjes korte tussen presentaties voorbereiden van 1 of 2 minuten, zodat de groepjes onderling van elkaar kunnen leren en elkaar inspireren. Alberga Consultancy heeft de online Design Sprint voor Rabobank begeleid en de kleine groepjes zorgden ervoor dat de groep energiek en betrokken bleef.


Gebruik (dans) energizers

Even samen naar het koffiezetapparaat en daar kletsen zit er niet echt meer in. Dus juist bij een online brainstorm is het belangrijk om mensen blijvend te activeren. Doe een (online) dansje of een gooispel op 1,5 meter afstand en get people activated! Betrek tevens de fysieke omgeving en geef mensen bijvoorbeeld de opdracht om zo snel mogelijk iets in hun eigen ruimte te vinden met een bepaalde kleur. Degene die dat het snelst kan vinden wint de challenge. Alberga Consultancy voerde de dans energizer onlangs uit bij een training voor YSE en de trainees bleven daardoor in de juiste flow.


Zorg voor een centraal overzicht van de ideeën en input

Maak gebruik van de fantastische online tools die er beschikbaar zijn om zo centraal alle ideeën te verzamelen (Miro, Mural, Jamboard, etc). Je kan er voor kiezen om mensen direct in deze tools te laten werken, of ze zelf, later, als facilitator hierin te verwerken. Check of je deelnemers voldoende affiniteit hebben met de tools, want anders kan het ook tegen je werken en is het beter om te kiezen voor een simpele tool waar men al bekend mee is. 


Maak thuis je eigen whiteboard

Een alternatief van de online whiteboards en tooling is het creëren van je eigen whiteboard thuis. Contact maken met de fysieke omgeving is belangrijk, daarom is het goed als facilitator de deelnemers iets fysieks toe te sturen. Vraag ze om voor een lege muur te gaan zitten tijdens de brainstorm en laat ze deze volplakken met post-its en A4tjes met ideeën. Op die manier laat je mensen tóch fysiek brainstormen en hoef je niet enkel gebruik te maken van online tooling.


Stap 4: Afsluiting en nazorg



Unieke afsluiting

Wanneer je in een online omgeving zit kan je elkaar niet de hand schudden op het succes dat je zojuist hebt bereikt, maar je kan er wel degelijk een unieke beleving van maken. Doe samen een vreugdedansje of een virtuele wave en maak er een challenge van om allemaal tegelijkertijd de meeting te verlaten. Het is belangrijk om allemaal met een goed gevoel af te sluiten, dus zorg dat hier voldoende tijd voor is en mensen niet zomaar de meeting verlaten.


Zorg voor een goede terugkoppeling

Zeker bij het opbreken van teams of het werken in shifts is het belangrijk dat iedereen een goede terugkoppeling krijgt. Hoe weet iedereen van elkaar wat er is gebeurd en besloten? Plan een evaluatie meeting in met de opdrachtgever en mail alle deelnemers met daarin een samenvatting van de dag. Juist hier zorgt de visuele terugkoppeling van Visuele Verbinders ervoor dat de informatie blijft hangen, je snel kan terug refereren naar de discussie en je concrete tastbare resultaten hebt om mee verder te kunnen. Zorg daarnaast dat je je niet alleen beperkt tot de letterlijke output, maar dat je ook een samenvatting geeft van de algehele beleving van die dag en de oefeningen die je hebt gedaan. Sommige vergadertools geven de mogelijkheid om de gehele meeting op te nemen, dit kan natuurlijk heel prettig zijn voor de deelnemers om terug te kijken of specifiek terug te spoelen naar een moment waar iets interessants werd gezegd. 


Al met al zijn er genoeg mogelijkheden om online meetings en workshops op een goede manier te laten verlopen. En ook wanneer we straks langzaam weer binnen fysiek kunnen gaan brainstormen binnen de #anderhalvemetersamenleving zijn er voldoende opties om hier een goede draai aan te kunnen geven. Als we het niet als beperking gaan zien, maar juist als kans. Door op een nieuwe manier te kijken naar de huidige brainstormtechnieken en tools kunnen we zelfs totaal vernieuwende methodieken ontwikkelen die ons huidige aanbod versterken en die beter aansluiten bij het (thuis)werken.


Meer weten?

Kijk op www.visueleverbinders.nl en www.albergaconsultancy.nl.

19 views

Recent Posts

See All

Gluren bij de buren

Het belang van meekijken en participeren in gebruikersonderzoek Het onderzoeken van gebruikers is inmiddels gemeengoed binnen de meeste bedrijven. Iedereen snapt het belang van het doorgronden van je

  • Black LinkedIn Icon
  • Instagram
  • Facebook